経費精算システムとは？主な機能や導入するメリットを解説

こんにちは、DX攻略部です。

「経費精算って時間がかかって、面倒くさい。」

なんて思ったことはありませんか？

今回の記事は、経費精算業務の効率をよくしてくれる経費精算システムについて解説しています。

経費精算システムとはどういうものなのか、導入したときのメリットやデメリット、おすすめの経費精算システムについて解説しています。

経費精算システムの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。

経費精算システムとは？

経費精算システムとは、経費の申請、承認、処理という作業を効率化するシステムです。

従来の経費精算のやり方は、領収書など紙ベースのアナログな作業になりがちで、手間と時間がかかりました。

しかし、経費精算システムを導入すれば、ペーパーレス化やテレワークにも対応できるようになります。

経費精算システムの機能

経費精算システムの機能としては、主に以下のことが挙げられます。

経費精算

経費精算とは、会社の業務として従業員が行った活動で支払った費用を、会社がその費用を従業員に支払うことです。

経費精算には、申請、精算、処理という工程があります。その業務は非常に手間と時間がかかってしまいます。

経費精算システムは、経費精算の業務を効率化して、手間と時間を削減してくれます。

交通費精算

交通費精算とは、営業活動などの会社の業務で従業員が支払った電車代などの交通費を精算することです。

経費精算システムは、交通系ICカードと連携でき、簡単に申請ができます。

また、定期区間の自動控除機能などもついており、面倒な交通費の計算も楽ちんです。

旅費精算

旅費精算とは、出張時に従業員が支払った交通費や宿泊費などの費用を精算することです。

出張は費用が比較的多額になるため、事後申請だと従業員の負担が多くなってしまいます。

経費精算システムを導入すれば、法人用クレジットカードと連携できます。

カードを利用した分の明細と自動連携でき、事後精算も楽で従業員にも負担がかかりません。

会計ソフト連携

経費精算システムと会計ソフトは違います。

経費精算システムは、どの従業員でも利用でき、経費の申請・承認を行うためのシステムです。

それに対し、会計ソフトは、経理担当者が利用し、会社の決算や資金繰りなどの会計業務を行うためのソフトです。

しかし、経費精算システムと会計ソフトでは、入力項目が同じになることが多くあります。

そのため、経費精算システムが会計ソフトと連携できると、入力の手間が減り、業務を効率化をはかることができます。

その他の機能

経費精算システムのその他の機能としては、経費精算システムにもよりますが、以下のものが挙げられます。

経費精算システムを導入するメリット・デメリット

ここからは、経費精算システムを導入するメリット、デメリットを紹介します。

経費精算システムを導入するメリット

入力・管理が楽

経費精算システムを導入すると、経費精算に関する多くの作業を自動で行なってくれますので、経費精算の管理が楽になります。

たとえば、スマートフォンアプリでも経費精算作業が可能で、移動中や隙間時間に行うことができます。そのため、業務の短縮化ができます。

また、レシートを撮影して送るだけで経費申請を終えること可能で、入力の手間が削減できます。

スムーズな経費精算が可能

多くの作業を自動化してくれる経費精算システムによって関係者の作業負担が減り、スムーズな経費精算が可能になります。

作業負担が減れば、ミスが発生する確率も減ります。そのため、差し戻しなどが減りスムーズに申請から精算処理までがスムーズに行うことできるのです。

経費精算にかかるコストを削減

経費精算システムは、多くの作業を自動化してくれますので、いままで経費精算にかかっていた人件費を削減することができます。

また、今まで経費精算にかけていた時間も他の作業に従事することができますので、生産性の向上につながります。

経費精算システムを導入するデメリット

料金がかかる場合がある

経費精算システムを導入するには、コストがかかります。そして、維持費もかかります。

きちんと導入費と運用費を上回る利益が生み出せるかどうかを検討して、導入を決定しましょう。

情報漏洩の危険性がある

経費精算システムは多くの情報をデータ化してくれる分、情報漏洩の危険性があるということもデメリットの1つです。

経費精算システムは多くの端末でどこからでもアクセスできるというのがメリットです。

しかし、逆を言えば、多くの端末から情報漏洩の可能性があるというデメリットがあります。

情報を取り扱う際には、細心の注意を払うようにしましょう。

従業員がシステムに対応できない

あまり操作が難しい経費精算システムを導入してしまうと、すぐには従業員が対応できません。

従業員にとって扱いやすいかどうかを考えてシステムを導入しましょう。

そうしなければ、運用に時間がかかってしまい、また、ミスも多くなってしまいかねません。

おすすめ経費精算システム

では、次におすすめの経費精算システムを紹介します。

楽楽精算

楽楽精算は、累計導入社数No.1の経費精算システムです。その導入社数は、10,000社以上にのぼります。

楽楽精算は、設定の自由度が高く、従来の使い慣れたフォーマットを再現できます。そのため、スムーズに楽楽精算に導入することができます。

マネーフォワードクラウド経費

マネーフォワードクラウド経費は、同シリーズで会計ソフトや給与ソフトなど様々なソフトがあり、連携が取りやすいのが強みです。

マネーフォワードクラウド経費で入力したデータが他の分野でも活かしやすくなっています。そのため、業務全体の効率化をはかれます。

TOKIUM経費精算

TOKIUM経費精算は、データ入力精度が99.9％を誇る経費精算システムです。専門オペレータがデータ入力を行い、スキャンだけでは難しい高い精度のデータ化を誇っています。

また、TOKIUM経費精算は、スマートフォンで申請から承認までの経費精算業務が完了します。

申請者は領収書をスマートフォンで撮って、専用ポストに投函するだけで申請が完了し、承認者はスマートフォンで承認のボタンを押すだけの簡単なシステムになっています。

まとめ

今回、経費精算システムの主な機能やメリット、デメリットについて解説しました。

経費精算の業務の時間と手間を減らしたいと考えている方は、今回の記事を参考に経費精算システムの導入を検討してみてください。