kintoneを使いこなすために知っておくべき「できること」と「できないこと」とは？

こんにちは、DX攻略部のmukkukoです。

今回はkintoneの「できること」「できないこと」を紹介するとともに、自由度の高いkintoneでの活用例をご紹介します。

自由度が高いと聞いても、具体的にどのようなことに活用するかイメージがつかないということもあるかもしれませんね。

この記事を通して、kintoneの活用イメージを膨らませていきましょう。

kintoneでできることは？

kintoneは「業務改善が簡単にできるクラウドシステム」と聞いたことがあるかもしれません。

まず、kintoneでできること、得意なことを確認していきましょう。

それではひとつずつ確認していきましょう。

ノーコードでアプリ開発ができる

業務改善のクラウドシステムはさまざまな種類がありますが、kintoneの強みは「ノーコードで開発までできる」ことです。

ユーザビリティに優れていることはよいシステムの条件ではありますが、「開発」となるとIT担当者の知識や経験が必要となってくるシステムが多いのが現状です。

kintoneはサンプルアプリを利用したり、アイテムをドラッグ&ドロップするだけで、IT知識がなくてもアプリの開発ができます。

自由度が高く、自社の課題に合わせて自分でアプリ開発ができる

簡単にアプリ開発ができることだけでなく「自由度の高さ」もkintoneの大きな強みのひとつです。

業務改善システムを検討した際に、「うちの会社は他社と違って業務が特殊だから…」という理由で検討を断念する企業も多くあります。

kintoneではデータさえあれば工夫次第で特殊な業務のアプリを開発することも可能です。

数字や文字データを蓄積してデータ化していくのが得意

kintoneの得意分野は「数字や文字データを蓄積して、グラフや表など活用できるデータにすること」です。

企業では膨大な数字や文字データを管理していますが、実際にデータを活用するために労力を使ってExcelでグラフを作り、PowerPointで資料にしている企業も多いでしょう。

kintoneでデータ入力をするように徹底できれば、わざわざExcelなどでグラフ化することなくデータを常に活用することができます。

kintoneではできないことは？その解決法は？

次に、kintone単体ではできないこと、不得意なことを紹介します。

併せてその解決方法も解説していきます。

大容量データの保存は難しい

kintoneにはファイルについて以下の制限があります。

オプションで1ユーザーごとに10GBまでディスク増設することも可能です。

しかし画像ファイルを何でも保存しているとすぐに容量を超えてしまうので、データ保存については種類や用途を分けるようにしましょう。

Excelで保存していたような数値や文字データはkintone・画像を使うような資料については別にファイル保管するのがよいでしょう。

人事や会計システムとしての利用は単独だと機能が充実していない

人事や会計システムとしては初期の機能で特化した機能は搭載されていないことに注意しましょう。

すでに人事や会計の基幹システムを契約しているような場合だと、全てをkintoneに移管すると不都合が出てくる可能性があります。

プラグイン（基本機能を使いやすくする追加機能）を利用してkintoneの機能を上げる方法や、別システムとの連携サービスによって解決する方法があります。

こちらからプラグインや連携サービスが検索できるので、今お使いの基幹システムがある場合には連携できないか検討してみるのもよいでしょう。

請求書の作成や印刷には向かない

請求書の作成や印刷についても、基本機能では利用しづらいデメリットがあります。

表示を駆使して利用はできるのですが、レコードの線が印字されてしまう等、実務で使うのには難しいかもしれません。

請求書に関しても、基幹システムとの連携やプラグインの利用によって解決できる場合があります。

自由度の高いkintoneの活用事例

ここではkintoneの活用事例を簡単にご紹介します。

基本的な活用から、応用編まで確認することで活用のイメージをつけてみましょう。

基本的なkintone活用事例

標準機能など、基本的な活用事例は以下の通りです。

上記のようなアプリを作成するには、kintone上にサンプルアプリもあり、比較的簡単に作ることができます。

また、アプリ間はルックアップという機能を使い、相互に情報を連携させることも可能です。

応用的なkintone活用事例

応用編のkintone活用には、以下のような事例があります。

例えばアンケートに関しては、フォームブリッジとの連携を行うことでkintoneのアカウントがなくても回答情報を蓄積していくことが可能になります。

採用面接時の情報管理についても、社内申請や権限設定の仕組みを応用することで、一次面接、二次面接とステップ別の管理ができるようになります。

標準機能を組み合わせたり、いくつかのプラグインの利用・システム連携を行うことで、kintoneでできることはさらに広がるでしょう。

まとめ

ここまで、kintoneで「できること」・「できないこと」を中心に、簡単な活用事例も紹介してきました。

この記事をまとめると以下の通りです。

この記事内容で、導入時のイメージが広がり、kintoneを効率的に活用する一助となれば幸いです。