こんにちは、DX攻略部の二階堂です。
DX推進が必要と言われている現代において、社内DXに取り組んでいこうと考えている企業も多いと思います。
しかしながら、「何から取り組んだら良いのか？」と悩む方もいるでしょう。
そこで、社内DXの第一歩としてペーパーレス化をおすすめします。
「ペーパーレスがDXと何の関係があるのか？」と疑問に感じる方もいるでしょう。
今回はペーパーレスとDXの関係について説明していきます。
関連記事として「社内DXのメリット」について解説している記事があるので、こちらも参考にしてください。
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DXとペーパーレスの関係
ペーパーレス化する事が「DX推進と関係があるの？」と思う人も居るのではないでしょうか？
ペーパーレス化は、DX推進の第一歩になります。
書類をデータ化する事で、必要な時に必要な人が閲覧する事ができます。
たとえば、「紙で管理していた電話帳がネットで検索する事ができる」これもDX化なのです。
現代において様々な手続きが電子化されています。
商談先に出向いて契約する必要もありません、オンラインで商談・電子契約を結ぶ時代なのです。
DXとは？
DXとは「デジタルトランスフォーメーション」の略で2004年スウェーデンのエリック・ストルターマン教授が提唱されたといわれています。
学問的な用語として提唱されたのがはじまりですが、現在ではビジネス用語としてのイメージが強くなっています。
デジタルトランスフォーメーションの意味を簡単に説明すると「デジタル技術を活用して新しい価値を生み出す」ことです。
「DX」について説明している関連記事があるので参考にしてください。
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ペーパーレス化とは？
ペーパーレスとはまさに紙をなくすという意味になります。
紙で作成していた書類などをデジタルデータに置き換え、パソコン・スマートフォンなどのデジタル機器から閲覧できるようにすることです。
デジタルデータ化にするだけではなく「デジタル化したデータを活用できる仕組み」にすることが重要になります。
「デジタル技術を使用してデジタルデータを活用する」まさにDX化への第一歩なのです。
ペーパーレスのメリット・デメリット
どのようなデジタル技術を活用するにしても、メリット・デメリットがあります。
ペーパーレスのメリット・デメリットについて説明しますので参考にしてください。
メリット
メリット
- コスト削減
- 業務の効率化
- さまざまな働き方に対応
- 環境保護
コスト削減
紙を使用しない事により印刷する必要がなくなるので、今まで印刷に必要だった経費が必要なくなります。
印刷する為には、紙・インクなど様々な経費が必要です。
ペーパーレス化することでこれらの経費を削減できます。
業務の効率化
紙媒体で管理してた書類などを、ペーパーレス化する事でデジタル管理できます。
デジタル化した書類データをクラウド管理することで、社内のデータを共有する事が可能です。
探す手間も省けるので、業務の効率化を図る事ができます。
さまざま働き方に対応
ペーパーレス化することで、書類や契約書の受け渡しなどもオンラインで対応することが可能です。
必要な書類などもクラウド上での管理にすることで、社内にいなくても自由に閲覧することも可能になります。
出社しなくてもリモートワークで業務ができるので、「働き方改革」にもつながります。
ネット環境があればどんな時でも業務に対応できるので、いかなる時も業務を継続できる環境の整備にも対応可能です。
環境保護
ペーパーレス化を実現することで、紙資源の消費を削減できます。
ペーパーレス化することで無駄に紙を廃棄する必要もなく、紙の使用頻度も減るので環境保護の面でも有効です。
近年話題になっている「SDGs」における自然環境保護の面で貢献することもできます。
デメリット
デメリット
- セキュリティ対策
- ネットワーク障害
セキュリティ対策
ペーパーレス化することにより、デジタル化された書類データなどはクラウド管理されることになります。
クラウド管理されることで、誰でも簡単に情報を閲覧する事が可能です。
しかし、データを管理しているクラウドシステムのセキュリティ対策が不十分だと危険です。
クラウド上には社内の機密情報などが管理されているので、社外に情報が漏れないようにクラウドのセキュリティを強化する必要があります。
機密情報の流出などが発生すると、会社の社会的信頼を失う事になるのです。
会社を守る面や業務を継続できる環境整備の為にも、セキュリティ対策は非常に重要になります。
ネットワーク障害
データを管理しているクラウドシステムに、ネットワーク障害が発生すると様々な業務に支障が出ます。
業務に支障がでると言うことは、会社の事業存続にかかわる一大事です。
ネットワーク障害に備えて、オフラインでも情報を閲覧できる対策を用意しておくのも重要になります。
ペーパーレスはDXのはじまり
ペーパーレスはDX推進への第一歩です。
ペーパーレス化をおこなう上での注意点・ポイントを解説するので参考にしてください。
ペーパーレス化の注意点
ペーパーレス化で注意すべき点として、すべての書類をペーパーレス化することはできないことです。
取引先や法律の点で「どうしてもペーパーレス化できない」ケースもあります。
またデジタル化した書類データの運用方法によっては、ネットワーク障害などが発生した場合に利用する事ができなくなる可能性もあるでしょう。
また安全に利用できるように、セキュリティ面での強化も課題になります。
ペーパーレス化のポイント
現在さまざまなサービスで、ペーパーレス化がすすんでいます。
ペーパーレス化をすすめることで、社内に変化が生まれるのでしょう。
その変化が大きければ現場で混乱が起こることが想定されます。
いままでの「慣れた作業」から「あたらしい作業」に慣れることが必要です。
環境の変化を嫌がる人もいると思いますので、ペーパーレス化の目的を社内に浸透させ段階的に導入する必要があります。
まとめ
ペーパーレス化により「デジタル技術を活用して効率よく働ける環境を整備する」ことに繋がります。
DXの第一歩としてペーパーレス化は非常に有効です。
ペーパーレス化する目的・重要性をよく理解し上手く活用することで、さまざまな業務が改善され効率的化も向上が期待できます。
コストカットや環境保護の面でもペーパーレス化は有効です。
働きやすい環境・生活しやすい環境を実現するためにも、積極的にペーパーレス化をすすめてDX化を推進して企業価値を高めていきましょう。
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