こんにちは、DX攻略部のなおぴーです。
「バーチャルオフィスに選び方はある？」
「バーチャルオフィスを選ぶ時は何を重視するべき？」
働き方の変化に伴い、オフィス形態にも変化が表れてきている昨今の環境の中で、バーチャルオフィスが注目されています。
バーチャルオフィスとは、実際のスペースを借りるのではなく、開業や登記などに必要な住所などの情報のみを借りる事ができるオフィス形態です。
通常とは異なるオフィス形態のため、どのような基準で選べばいいのか迷ってしまう方もいらっしゃると思います。
今回の記事では、バーチャルオフィスの選び方について詳しくご紹介いたしますので、バーチャルオフィスの利用を検討している方はぜひご覧ください。
バーチャルオフィスの選び方
早速バーチャルオフィスの選び方を詳しく見ていきましょう。
まず、バーチャルオフィスを選ぶポイントを大きく9つに絞りましたのでご紹介します。
- サービス内容
- 月額料金・初期費用
- 契約期間・解約の条件
- 運営会社の信頼性
- 入会審査
- 立地
- 設備
- 常駐のスタッフがいるか
- トラブル時の対応
1つずつ見ていきましょう。
①サービス内容
まず、サービス内容の確認を行いましょう。
バーチャルオフィスを利用する方の中でもさまざまな事情があると思います。
例えば、ネットショップなどでの住所公開のため、自宅以外の住所が欲しい方・法人の登記を行うために住所が欲しい方など。
バーチャルオフィスにはさまざまな運営会社があり、選択するプランによってもサービスが異なります。
「いざ契約してみたら、法人登記には使えなかった」
「住所だけ借りられればいいのに、色々とサービスが付きすぎている」
上記のようなトラブルを防ぐためにも、自分が求める条件を満たすサービス内容であるか、しっかりと確認しましょう。
②月額料金・初期費用
続いて、月額料金・初期費用についてです。
バーチャルオフィスは他のオフィス形態に比べ、安価に利用する事ができますがおおよその相場は存在しています。
月額費用であれば5,000円未満、初期費用であれば10,000円未満を基準にすると良いでしょう。
しかし、あくまで基準となりますので、自分が納得できるサービス内容であれば相場以上の料金を払う価値はありますので、高すぎるからダメという訳ではありません。
また、費用については安すぎる場合にも注意が必要です。
契約したにもかかわらず、住所自体に傷があり、審査に全然通らないというケースも想定できます。
いきなり運営会社と連絡が取れなくなる可能性もゼロではありませんので、安すぎるサービスにも注意しましょう。
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③契約期間・解約の条件
続いてのポイントは、契約期間・解約の条件についてです。
最低契約期間は、有名なバーチャルオフィスサービスでは設けていないところがほとんどです。
また、設けられていたとしても3ヶ月〜半年ぐらいがほとんどでしょう。
契約期間が長いとダメというわけではありませんが、何かトラブルがあった場合にすぐ契約を解除する事ができないのはリスクとなります。
また、解約の条件についても確認が必要です。
例えば、1年契約で最初に賃料の支払いが必要・契約期間中の解約では料金の返却はないという条件だった場合、何か不満があった際に、無駄な料金を払ってしまうことになります。
上記のようなケースを避けるために、解約条件についてもしっかりと確認しましょう。
④運営会社の信頼性
次に、運営会社の信頼性について確認しましょう。
仮に運営会社が倒産してしまった場合には、バーチャルオフィスの引っ越しを余儀なくされるでしょう。
もしそうなってしまった場合には、各種住所の変更や名刺の再発行など、無駄な手間・費用が発生してしまいます。
また、口座開設や各種審査の場合に、バーチャルオフィスの運営会社も審査の材料となる場合があります。
余計な費用や手間をかけないだけでなく、事業をスムーズにスタートさせるためにも、バーチャルオフィスの運営会社の信頼性は重要なポイントです。
信頼性のチェックには、上場区分や運営年数・拠点数・契約企業・口コミなどを確認すると良いでしょう。
⑤入会審査
5つ目は、入会審査の厳しさについてです。
バーチャルオフィスは他のオフィス形態に比べ、入会審査がそこまで厳しくはありません。
しかし、誰でも契約できるような審査を行っている場合には注意が必要です。
世の中には怪しい業者なども存在しており、仮に同じバーチャルオフィスを借りてしまったら、その業者と同じ住所利用することになります。
将来的に問題が起きる可能性もゼロではなく、住所を見られただけで自社の信頼が落ちてしまうという状況も想定できるでしょう。
そのため、バーチャルオフィスを選ぶ上で、ある程度の審査基準を設けていることは重要なポイントとなります。
⑥立地
続いては、立地の確認をしましょう。
バーチャルオフィスを利用するメリットの1つが、安い費用で一等地の住所を利用できる点です。
バーチャルオフィスサービスの中には、住所などの情報を借りるだけではなく、コワーキングスペースや会議室を利用できるサービスもあります。
サービスを活用する事で、バーチャルオフィスで商談・来客対応を行う事が可能です。
そのため、バーチャルオフィスでの商談などを想定している場合には、契約する住所に実際に足を運んで立地を確認しておくと良いでしょう。
⑦設備
続いては、バーチャルオフィス内の設備についてです。
前述のようにサービスによっては、実際のワークスペースを利用することも可能ですので、自分が利用するであろう空間にどんな設備があるのか確認しましょう。
基本的な業務に必要な設備はもちろん、綺麗なのか、クオリティはどうなのか、実際に仕事をすることを想定して見ることが大切です。
⑧常駐のスタッフがいるか
続いては、バーチャルオフィスに常駐のスタッフがいるかどうかです。
常駐のスタッフがいることで、郵便物の受け取りや急な来客に対して柔軟に対応することなどが可能になります。
バーチャルオフィスだからと言っても、訪問するお客様から見たら受付に立っているスタッフが社員であるかどうかは分かりません。
そのため、常駐のスタッフの対応によっては悪い印象を持たれてしまう可能性もあります。
スタッフの有無に加え、対応の内容に関しても確認を行いましょう。
⑨トラブル時の対応
最後にトラブル時の対応を確認しましょう。
バーチャルオフィスは、契約もオンラインで完結することが可能で、契約後も頻繁に足を運ぶわけではないでしょう。
そのような中でトラブルが起きた際に、運営会社がどのような対応取ってくれるのかはとても重要です。
大きな問題から、小さい問題まで、何か困った時に丁寧にサポートしてくれる体制が整えられているのか確認しておきましょう。
まとめ
ここまで、バーチャルオフィスを選ぶポイントをご紹介しました。
バーチャルオフィスは、他のオフィス形態とは異なる点もありますが、選ぶポイントは実際のオフィスを借りる場合とあまり変わりません。
サービスの内容や価格・運営会社・サポートなどを確認し、自分の状況に合わせて選択することが重要です。
今回の記事を参考にバーチャルオフィスを検討してみてはいかがでしょうか。
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