こんにちは、DX攻略部です。
事業用の住所を貸し出してくれるのが「バーチャルオフィス」です。
他にも、郵便物の受け取りや荷物転送、固定電話のレンタルなどのサービスを提供していることが一般的ですが、意外と盲点として上がるのが顧客の訪問です。
バーチャルオフィスは、住所を貸し出してくれるサービスだから、受付や来客対応などはないって思っている方も多いかもしれませんが、実は「受付・来客対応」サービスを提供している「バーチャルオフィス」もあります。
今回この記事では、バーチャルオフィスに受付サービスをつけることのメリットやデメリット、確認すべきポイントを解説していきます。
バーチャルオフィスの利用を考えている方で、受付・来客対応をして欲しいと考えている方は、ぜひ読んでいってください。
バーチャルオフィスの受付サービスとは？
バーチャルオフィスの受付サービスとは、自分が登録住所にいなくても、代行で受付・来客対応をしてくれるサービスです。
バーチャルオフィスは、住所を借りることがメインのサービスです。
そのため、公開している住所には、ずっと不在になるケースが多いかと思いますが、会社を営んでいると、訪問する約束を取り付けていない方が訪ねてくることもありえます。
そういう場合に、訪問者に訪問要件を聞き、契約者に連絡をくれるのが、受付サービスです。
受付サービスをつけることによって、訪問者に信頼性を与えることができるなどのメリットがあります。
受付サービスがあるバーチャルオフィスは、訪問時に誰も対応してもらえずに顧客に不審感を与えてしまった結果ビジネスチャンスを逃すといったことを防止することに繋がります。
バーチャルオフィスによっては、常駐ではなく、日時指定で受付業務を行ってくれるところもあるため、自社の都合に合ったバーチャルオフィスを選ぶようにしましょう。
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バーチャルオフィスに受付をつけるメリット・デメリット
ここでは、バーチャルオフィスに受付をつけることのメリット・デメリットについて、紹介していきます。
バーチャルオフィスに受付をつけるメリット
バーチャルオフィスに受付をつけることのメリットとしては、以下のようなものがあります
『メリット』
- 成約率・契約率が上がる可能性がある
- 自分が不在でも、適切な対応してもらえる
- 訪問者に安心感を与えられる
成約率・契約率が上がる可能性がある
１つ目のメリットは、成約率・契約率が上がる可能性がある点です。
事業を営んでいれば、取引がある方や予定にない営業者の来客が予想できますが、そのようなイレギュラーな訪問時に、質のよい受付スタッフや、綺麗なロビーや待合室があるといったクオリティの高い受付サービスを提供できることは、会社のブランドイメージを向上させる要素の１つです。
受付対応の良さが結果的に成約や契約に繋がるといったケースも少なくありません。
自分が不在でも、適切な対応してもらえる
２つ目のメリットは、自分が万が一不在でも、要件のお伺いや名刺などを預かってもらうことができる点です。
どんなにスケジュール管理を完璧にしても、約束日を間違えてきてしまう来訪者など、想定にないことが発生する可能性があります。
そうなった場合でも、受付サービスをつけていれば、丁寧に対応してくれます。
訪問者に安心感を与えられる
３つ目は、バーチャルオフィスに受付サービスがあることによって、訪問者が安心できる点です。
仮に、受付サービスがない状態で訪問者が約束の時間に遅れて到着した場合、訪問者は待ち合わせ場所が合っているのか不安になったり、不信感を与える結果となってしまいます。
訪問者が安心できることは、訪問者だけのメリットではなく、会社のブランドイメージを損なわないといったメリットにも繋がります。
バーチャルオフィスに受付をつけるデメリット
次に、バーチャルオフィスに受付をつけるデメリットについて、紹介していきます。
『デメリット』
- 受付サービスの質が必ずよいとは確約できない
- 受付利用は基本的に別途料金がかかる
受付サービスの質が必ずよいとは確約できない
１つ目のデメリットは、バーチャルオフィスの運営会社により、受付や来客対応のサービス品質が悪い場合もある点です。
契約してから、対応が悪かったなどの不一致が発生しないように、契約前に一度下見に行くことをおすすめします。
自分が、訪問者のつもりで見学に行ってみると、色々な発見があるかもしれません。
受付利用は基本的に別途料金がかかる
２つ目のデメリットは、受付利用に対し、別途料金がかかる点です。
基本料金の中に含まれているケースもありますが、基本的には住所のみ利用しているサービスと比較して割高になります。
これは受付スタッフに人件費が発生している以上、当然のことではありますが、毎月のコストとそれにより得られる恩恵を比較して判断することをおすすめします。
バーチャルオフィスの受付について確認したいポイント
ここでは、バーチャルオフィスの受付サービスを検討する上で、確認してほしいポイントについて紹介します。
受付サービスであれば、何でも良いという訳ではありません。適当に決めてしまうと、後々で後悔することにもなり兼ねません。
下記の点を抑えながら、バーチャルオフィスを決めることをおススメします。
- 受付スタッフはいるのか
- 受付の雰囲気やスタッフの対応がいいか
- 郵便物の受け取り体制はどうか
- 訪問者とコミュニケーションができる体制かどうか
受付スタッフはいるのか
バーチャルオフィスを検討する上で、そもそも受付スタッフがいるかの確認が必要です。
バーチャルオフィスの運営会社によっては、常駐スタッフがいない・無人などもあり得ます。
必ず常駐である必要はないですが、居て欲しい時間帯にスタッフはいるのか、確認しましょう。
受付の雰囲気やスタッフの対応がいいか
受付サービスを付けるからには、顧客対応をしてくれる受付スタッフの第一印象は非常に重要です。
会社の顔である受付やスタッフの来客対応の質は非常に重要です。
質の高い受付の対応は、会社の信用度アップにつながります。
ですので、受付スタッフの表情やエントランスの雰囲気、来客時の対応も事前に確認することをおすすめします。
郵便物の受け取り体制はどうか
バーチャルオフィスを契約すると、郵便物などが届きます。
届いた郵便物をどのように、どの位の頻度で転送してくれるか、が重要です。
本人のみ受け取り可能な宅配物・郵便物は、代理で受け取ることが出来ません。
その場合の、対応方法などをしっかりと確認し、スムーズに荷物を受け取れるようにしましょう。
訪問者とコミュニケーションができる体制かどうか
バーチャルオフィスは、受付の雰囲気やスタッフの対応がいいかも重要です。
しかし、実際の訪問者としっかりとコミュニケーションがとれるかも、非常に重要です。
基本的にバーチャルオフィスの受付スタッフは、契約者情報をある程度は理解しています。
その会社に勤めている社員のように、対応してくれる体制を整えてくれるかの確認することをおすすめします。
おすすめの受付サービスありのバーチャルオフィスは？
ここまで、受付をつけるメリット・デメリットや確認したいポイントなどについて、紹介していきました。
今度は具体的に受付サービスが利用可能なおすすめのバーチャルオフィスを挙げておきます。
具体的におすすめな受付サービスがあるバーチャルオフィスは、下記の2つになります。
- アントレサロン
- リージャス
アントレサロン
アントレサロンは会員制のレンタルオフィスで、初期費用は0円、月額3,800円～です。
会員様は、1つ契約すると、東京都、神奈川県、埼玉県の10拠点14店舗の全てをご利用いただけます。
バーチャルオフィスプランも利用可能！
アントレサロンは、東京・品川・新横浜の一等地住所を利用することが可能なバーチャルオフィスです。
上記の住所を名刺やHPなどに使え、ブランド力・イメージ力も向上します。
アントレサロンは、一番安いプランでも、法人登記・住所利用の追加料金は一切不要です。
その他、郵便転送サービスと来客対応も、オプションサービスではなく、基本料金に組み込まれています。
オプションサービスにて、電話秘書対応サービスやラウンジ・会議室の利用などがカスタマイズできます。
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リージャス
レンタル・バーチャルオフィスの世界最大手ブランド 【Regus (リージャス)】
日本全国170拠点以上含む世界のビジネスラウンジ利用可能
リージャスは、世界120カ国以上、1100都市、約3400拠点にも及ぶネットワークを有しているバーチャルオフィスです。
なお、会員数は250万人を超え、日本だけでも、全国173拠点にて、レンタルオフィス拠点を持っています。
そのため、バーチャルオフィスで契約後、レンタルオフィスの会議室などを割引にて利用することが可能です。
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まとめ
ここまで、バーチャルオフィスの受付サービスについて、紹介してきました。
バーチャルオフィスの基本的なサービスは法人登記などをするために住所のみをレンタルするものですが、中には会社へ来訪してきたお客様に対し、バーチャルオフィスのスタッフが代行で接客をしてくれるサービスも存在します。
注意点として、受付サービスの品質については、ネット上の情報だけでなく、実際にしっかり自分の目で確認することをおすすめします。
バーチャルオフィスの受付は実質上あなたの会社の顔になるわけですので、下記の点については予めオフィススタッフとすり合わせや確認を行っておきましょう。
- スタッフの対応力（技量）に問題はないか
- 細かな要望を聞き入れてくれるか（例：接客時に伝えるべきこと等）
- 受付時間は何時から何時までなのか
現在バーチャルオフィスを利用中の方は、必要なサービスの内容を見直し、受付サービスの利用を検討してはいかがでしょうか。
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