こんにちは、DX攻略部のmukkukoです。
今回は、自由度が高いkintoneの活用事例をご紹介するとともに、失敗しないための活用へのポイントを解説していきます。
「自分の会社の業務は特殊だからシステム導入は難しそう…」と思っている方にも、自由度の高さを実感していただければ幸いです。
kintoneでできる基本的な業務改善
kintoneは自由度が高いと聞くと、一から自分で作り上げていかなければいけないのかと不安になる方もいるでしょう。
実は、kintoneにはサンプルアプリがあり、このサンプルアプリを自社用にカスタマイズしてアプリ開発を行うことができます。
比較的多くの企業で利用されているのは、以下のようなアプリです。
ひとつずつ簡単に説明します。
顧客管理
会社名や担当者、電話番号やメールアドレスなど顧客情報を一元管理するアプリです。
担当者情報などはどうしても、経理担当者や営業担当者の個人管理になってしまいがちです。
kintoneアプリでクラウド管理ができれば担当不在時や外出中にも、代わりの人が問い合わせ対応などを行うことができます。
ワークフロー
社内申請をシステム上で完結させるアプリです。
紙の文化が残っていたり、メールで個別に申請を受け付けて処理に手間取っていることも多いのが社内申請です。
kintoneアプリでは承認者を指定し、申請が行われるとアプリ上のポップアップだけでなくメールでお知らせすることもできます。
一元化することで履歴も追いやすく、管理もしやすくなります。
案件管理
営業担当も自身の商談が個人管理になってしまい、上司も管理できない状況がよく見られます。
社内で見える化をすることも大事ですが、営業担当としてもクラウド上に情報を置いておくメリットはあります。
『kintoneで案件管理する担当者側のメリット』
- 前回の商談結果をPCだけでなくスマホでも振り返ることができる
- 前任者の商談内容も確認できるため、商談時にお客様へ説明の手間をかけない
- 社内報告の意味で入力するため、会議資料にも転用できる
こんにちは、DX攻略部のmukkukoです。 今回はkintoneの「できること」「できないこと」を紹介するとともに、自由度の高いkintoneでの活用例をご紹介します。 自由度が高いと聞いても、具体的にどのようなことに活用する[…]
バラエティに富んだkintone活用事例
kintoneの最大の魅力はノーコードでアプリ開発ができることですが、その結果、さまざまな企業独自のアプリが開発されています。
「うちの事業は特殊だから難しい」と諦めずに、他社の活用事例を参考にしながら実現可能性を考えてみるのもよいでしょう。
ここでは、kintoneの活用事例を業種別にご紹介します。
介護施設での活用事例
介護業界は、紙ベースでの情報管理からなかなか脱却できないことが多い業界です。
入居者情報など、まずは紙にメモしてファイリング、後に時間を作ってExcelへ転記する二度手間をとっていることもあります。
紙にメモするのではなくkintoneに入力を行うようになったことで、以下のようなメリットが生まれました。
『kintoneで入力するメリット』
- 手書きメモから転記する手間を省ける
- リアルタイムで情報が更新される
- プラグインを利用することでご家族が入居者の情報を入手できる
サンプルアプリでも医療・福祉業界におすすめサンプルアプリがあります。
プロ野球球団での活用事例
プロ野球球団でも、kintoneの興味深い活用事例があります。
基本的な営業活動をExcel管理からkintoneでのクラウド管理に変えました。
その中で、看板の空き状況を確認するアプリを開発して運用を行っています。
球場の看板は、球場内でも外野のフェンスやベンチの上、座席の後ろなどあらゆるところにスペースがあります。
看板の空き状況をリアルタイムで共有することで、営業も活動が行いやすくなります。
製造業での活用事例
製造業では、部門別に情報管理をしており、指示書や生産計画が紙ベースで共有されていることも珍しくありません。
特に設計担当者は営業から呼び出されたり、現場から呼び出されたりと自身の業務へ集中できない状況もあります。
工程間、部署間の指示や点検業務などの情報共有をkintoneで管理するようになり、以下のようなメリットが生まれます。
『情報の部署別管理を辞めるメリット』
- 情報共有のためだけの会議が減る
- 情報が一元化されることで設計担当が突然呼び出されることが減る
- 工程を「見える化」することで、全体進捗が把握できて改善にもつながる
サンプルアプリでも製造業におすすめなサンプルアプリもあります。
専門学校での活用事例
学校でもkintoneを活用している例があります。
学校での課題に多いのは、講師1：生徒多数のため、講師の負担が非常に多いことです。
kintoneを活用することで以下のようなメリットが生まれます。
『学校でkintone活用するメリット』
- クラスごとにスペースを準備して、漏れなく情報共有が行える
- 課題提出や添削依頼をkintoneで行うことで、メールでのやり取りミスを減らせる
- 就職活動報告もアプリで管理できる
サンプルアプリでも教育・学習支援業におすすめなサンプルアプリもあります。
失敗しないためのkintone活用へのポイント
ここまで、さまざまな業種で自社に合わせた業務改善を行っていることを紹介してきました。
しかし、あれもやりたい・これもやりたいと一気に進めると失敗することも多いので注意しましょう。
次に、導入しても失敗しないためのkintone活用ポイントを簡単にご紹介します。
成功体験をまずひとつ得る
最初に、あれもこれも、と開発したい意気込みは大事ですが、まずは成功体験をひとつ、確実に獲得しましょう。
できる限り、サンプルアプリを参考にして基本機能でできる業務改善アプリをひとつ作って、運用します。
成功体験があると周りも次の業務改善への協力体制を取ってくれたり、スムーズに進んでいくことが多いです。
必須項目はなるべく少なく
アプリ開発をしていると、意外と多くなってしまうのは入力箇所の多さです。
なかでも必須項目が多いと、入力する側の負担やストレスが増大します。
例えば顧客管理だと「企業名、担当者、連絡先だけは必須」など決めて、補足情報はフリースペース記載を行うとよいでしょう。
ただし、後から必須項目を増やすと情報の修正が大変なので、しっかりと現場とも打ち合わせを行い、必須項目を決めていきます。
スモールスタートで始める
運用をいきなり全社員から始めると、あらゆるトラブル、問い合わせ対応など混乱が起きかねません。
まずは少人数のチーム単位で始めてみることをおすすめします。
スモールスタートでうまく行ったものを、少しずつチーム単位→課単位→部単位→全社と進めていくのがよいでしょう。
kintoneの導入時に直面した課題や対処法については、下記の記事で詳しく解説していますので参考にしてみてください。
こんにちは、DX攻略部のmukkukoです。 今回はkintoneの導入時に直面しやすい課題と、その対処法について説明します。 直感的にアプリが作成できて、さまざまな業務改善に活用できるkintone。 基本的な用語の説明[…]
まとめ
ここまで、kintoneを利用した基本的な業務改善や活用事例・導入を失敗しないポイントなどを解説してきました。
この記事をまとめると以下の通りです。
- kintoneの業務改善のうち、比較的多く利用されているのは「顧客管理」「ワークフロー」「案件管理」
- 介護施設では入居者情報を手書きメモ管理からkintone管理に変えて効率アップ
- プロ野球球団では看板の管理という特殊案件をkintone管理にして業務改善
- 製造業では部署・工程間の情報共有をkintoneに集約し時間節約
- 専門学校ではクラスごとにスペース活用することで講師の業務負担削減
- 導入失敗しないためには、入力者への配慮を忘れず、スモールスタートで成功体験を得ることが大事
自由度の高いkintoneを活用して、自社に合った業務改善を進めていきましょう。
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