こんにちは、DX攻略部のmukkukoです。
今回はkintoneのカスタマイズとして、Chatwork連携の便利さについて解説していきます。
さまざまな業務改善ができるkintoneですが、Chatworkと連携することでコミュニケーションを強化することができます。
kintoneとChatworkの連携メリットを理解して、業務改善に繋げましょう。
kintoneのチャット機能とChatworkの機能
kintoneにも、ユーザー同士でコミュニケーションをとるためのチャット機能が存在します。
まずは、kintoneのチャット機能にはどのようなものがあるのか、またChatworkのチャット機能をそれぞれ確認していきましょう。
kintoneのチャット機能
kintoneでも、チャット機能は標準で搭載されています。
- アプリ上のコメント欄でコミュニケーションする
- スペースを作り、スレッド上でチャットとしてコミュニケーションをとる
- ピープルというユーザー詳細上で個人間チャットを行うことができる
アプリごとにコメントが残せたり、気になるレコードに対して意見交換ができるなど、ピンポイントで討議することができることは業務改善のためには大きなメリットがあります。
しかし、通知はkintone内での通知機能とメール通知のみで、見逃しがちになるという弱点があります。
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Chatworkの機能
Chatworkはビジネスチャットとして、60万社以上の導入実績があるツールです。
基本的なチャット機能も備えており、セキュリティも高水準で安全に利用することができます。
その他の便利な機能としては、以下のようなものが挙げられます。
- タスク機能とチャットをまとめて管理できる
- 途中参加したグループチャットの履歴を確認できる
- 既読表示がないため、自身のタイミングで返信ができる
- メッセージの部分引用を利用して簡潔なコミュニケーションが取れる
Chatworkの基本的な使い方や料金プランの違いについては、下記の記事にまとめています。
Chatwork導入の際に参考にしてみてください。
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kintoneとChatworkを連携させるメリットと活用事例
kintoneのチャット機能を強化するためには、Chatworkとの連携がおすすめです。
特に業務でChatworkを活用している企業にとっては、Chatworkひとつでkintoneの状況まで確認することができます。
kintoneとChatworkを連携させるメリット
kintoneの通知を見逃さないためには、Chatworkと連携すると良いでしょう。
その他にも、以下のようなメリットがあります。
『kintoneとChatwork連携のメリット』
- kintoneレコード登録、変更時にChatworkで通知を行える
- 削除の内容通知もでき、誤作動でkintoneレコードを削除した際にバックアップが取れる
- 通知では内容以外に該当のURLも通知できるため、直接kintoneを確認できる
- 有料プラグインではkintoneへの書き込みも行える
Chatworkは他にもさまざまなツールと連携させることが可能です。
ChatworkとZoomの連携については下記の記事でやり方を解説していますので、参考にしてみてください。
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kintoneとChatwork連携による活用事例
ここでは、kintoneとChatworkを連携した活用事例をご紹介します。
単に見逃し防止だけでなく、上手に活用すればさらなる業務効率改善へとつながります。
営業活動報告に関する活用事例
kintoneでの日報や営業活動報告について、以下のような困り事もあるようです。
『kintoneのみで営業活動報告を行うデメリット』
- 上司が報告や商談の情報を追えず、管理が行えていない
- kintoneの日報を確認してもらえず、上司から都度電話で確認が入る
- kintoneへの入力とチャットやメールでの二重報告をさせられている
Chatworkでレコード追加時や変更時に通知できるようにすれば、「アプリ名」「レコード内容」「kintoneの該当URL」をチャットで確認できます。
上司が気になる商談やアドバイスしたいレコードへ直接URLでリンクしてコメントすることで、営業担当の報告の二度手間を防止できます。
社内申請に関する活用事例
社内申請は、気軽なチャットツールを活用している企業も多いですが、以下のような困り事もあります。
『チャットツールで社内申請を行うデメリット』
- チャットのみで社内申請を行うことで担当が見逃してしまう
- 申請を受け付ける側の管理業務の負担が大きい
- 後に統計を取るのにチャット機能だと限界がある
チャットでの申請始まりではなくkintoneで社内申請を入力してChatworkで通知するシステムにすれば、見逃し防止だけでなく社内管理や後に検索してデータ管理することもできます。
タスク機能を利用した活用事例
kintoneで商談を入力しても、その後のタスクについては別のアプリなどで管理している場合もあるようです。
Chatworkはタスク機能が充実しているため、メッセージををそのままタスク化することも、情報を追加してタスク化することもできます。
よって、kintoneから通知が入った場合、その通知メッセージを活用してタスク化することができます。
この機能を活用すると、以下のようなメリットがあります。
『kintoneとChatworkタスク機能を活用するメリット』
- 営業担当がkintoneで商談入力した後、フォロー日程をChatworkのタスクで管理できる
- 社内申請入力のkintone通知がきたら、対応日程をChatworkのタスクで管理できる
- 採用活動時にkintoneで情報入力し、採用までのスケジュールをChatworkでタスク管理できる
kintoneとChatworkの連携手順
次に、kintoneとChatworkを連携する手順をご紹介します。
- Chatwork上でAPIトークンを取得
- Chatwork上でOAuthクライアントIDを取得
- プラグインをダウンロード
- kintoneアプリへプラグイン設定
- 通知内容の設定
Chatwork上でAPIトークンを取得
APIトークンとはあるアプリの機能を、外部のプログラムから簡単に使用するために認証を行うキーになる文字列のことです。
Chatworkでは、IDを持っていればこちらからAPIを確認することができます。
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Chatwork上でOAuthクライアントIDを取得
OAuthは、通知する際の投稿者を認識するために利用します。
ChatworkのIDを持っていれば、こちらから作成できます。
- クライアント名：任意の名称をつける
- クライアントタイプ：confidentialを選択
- リダイレクト先URI：連携させるkintoneアプリのURLを入力する
- スコープ：下記3つにチェックを入れる
- 自分のアカウントに紐づく情報の取得
- チャットルームに紐づくメッセージ・タスク・ファイル・概要・メンバー情報の操作/取得
- 自分のコンタクト、及びコンタクト承認依頼情報の取得/操作
プラグインをダウンロード
TiS社開発の無料プラグインをダウンロードサイトからダウンロードします。
kintoneアプリへプラグイン設定
次に、kintone上で以下の設定をします。
- kintone上で[歯車ボタン]→[kintoneシステム管理]→[プラグイン]→[読み込む]と順番にクリック
- [参照ボタン]から、ダウンロードしたプラグインを選択し、追加
- 該当のkintoneアプリ上で[歯車ボタン]→[設定]→[プラグイン]をクリックし、該当のアプリを選択
- 通知設定したいkintoneアプリにChatworkで入手したAPIトークンを入力
通知内容の設定
最後に、通知内容を設定します。
- チャットルームの選択
- 通知内容の選択
- メンションをするか
- OAuthの設定
以上のステップでkintoneとChatworkの連携が完了します。
まとめ
ここまで、kintoneとChatworkを連携するメリットや活用事例、実際の連携方法を解説してきました。
この記事をまとめると以下の通りです。
- kintoneにもチャット機能はあるが、通知の面で弱点がある
- kintoneとChatworkを連携すると、通知の他にも削除のバックアップやタスク管理などメリットが多い
- 社内での日報や商談管理、社内申請管理にも有効
- kintoneとChatworkの連携は5つのステップで簡単に連携できる
ぜひ、kintoneとChatworkを連携して、漏れや二重管理の手間を減らしてkintoneを有効活用していきましょう。
DX攻略部ではChatworkとのコラボレーション企画として、Chatworkとくとくキャンペーンを実施しております。
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