こんにちは、DX攻略部です。
Chatworkは、グループチャットを作成することで、複数人でのメッセージのやり取りが可能です。
グループ機能を活用することで、伝えたい人達に向けて効率的にメッセージを伝えられるため、チームワーク等が必要な業務の効率化に繋がります。
今回この記事ではビジネスチャットツール「Chatwork」でグループ会話の作成方法や、メンバーの招待方法について解説します。
実際の操作画面も合わせて紹介しますので、グループ作成の際に参考にしてみてください。
Chatworkには、「有料プランの1ヶ月間無料トライアル」があり、機能制限無しで1ヶ月間無料で有料プランの利用ができます。
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Chatworkでグループチャットの作成方法
Chatworkのグループチャットは、簡単に作成でき、作成後にもタイトルやメンバーの変更が自由に行なえます。
グループチャットの作成を覚えることで、チームビルディングや組織管理の柔軟性が高まり、業務の効率化に役立ちます。
作成方法だけでなく、詳細設定や追加メンバーの追加方法まで画像付きで解説しますので、参考にしてみてください。
1：グループチャットの作成
グループチャットは、チャット一覧の左上にある「+」から作成できます。
「グループチャットを新規作成」をクリック後、新規作成画面の下部にある「作成する」をクリックすれば作成完了です。
チャットルームのタイトルや、参加してほしいメンバーも作成画面から選択可能です。
タイトルや概要、メンバーは後から編集可能ですので、空欄のまま作成しても問題ありません。
自分一人だけでメンバー無しでも作成可能となっており、メモやタスク管理としての活用もできます。
2：グループチャットの詳細設定
グループチャット作成後でも画面右上の「設定マーク」からアイコンやチャット名などの詳細設定の変更が可能です。
グループチャットはチャット一覧に並んで表示されるため、アイコンやチャット名を設定しておくことで見やすくなります。
概要は参加者全員に表示されるので、グループ内でのお知らせやルール等を記載しておくのがおすすめです。
3：グループチャットにメンバーを追加する
グループチャット作成後に、チャット画面右上の「+」からメンバーの追加が可能です。
メンバーの追加は拒否ができず、強制的にグループチャットに参加になるため、間違いが無いように注意が必要です。
承認制にしたい場合は、追加を選択せず「招待」のURLを教えることで代用できます。
グループチャットの便利な活用方法4選
Chatworkを実際に使用して、便利だと感じたグループチャットの活用方法を紹介します。
あらかじめ目的や方向性を決めてグループを作成することで、自分自身も含めたメンバーの混乱を防ぎ、コミュニケーションや業務の効率化へと繋がります。
チームやプロジェクトごとにグループを作成
チームやプロジェクトなど「共通の目標や目的を持ったメンバー」でグループを作成することで、下記のメリットが得られます。
『グループを作成するメリット』
- 進捗状況などのスムーズな情報共有
- 情報共有による業務効率の向上
- 必要な人にだけ必要な情報を伝えられる
積極的にコミュニケーションをとることで、目標や目的を達成するためのチームワーク強化へと繋がります。
プロジェクトの関係者だけでグループが作成できるため、メッセージ伝達の効率が大幅に向上するポイントも大きなメリットです。
部署ごとにグループを作成
部署などの少し大きい単位でグループを作成することで、下記のメリットが得られます。
『グループを作成するメリット』
- 共有するべき情報の伝達漏れを防げる
- 朝礼やミーティングの効率が改善
部署や課の四半期や年間目標、外出時や来客、休日休暇といった部署内での情報共有を行うことで、業務効率の向上に繋がります。
部署の管理者が上手く活用できるようになると、朝礼やミーティングの時間効率の改善にも役立ちます。
役職ごとにグループを作成
立場が同じ役職ごとにグループを作成することで、下記のメリットが得られます。
『グループを作成するメリット』
- 会社の方針や指示など情報の齟齬を防げる
- 管理職でグループを作り情報共有することで組織管理の効率化に繋がる
- 部署ごとの連携が取りやすくなる
組織が大きくなればなるほど、情報伝達のトラブルは起きがちです。
管理職でグループを作り、積極的に活用することで、スムーズで正確な情報伝達へと繋がります。
情報伝達以外にも、大きなプロジェクト等を進める際に、普段は別々で業務を行っている部署と連携が取りやすくなる点は、大きなメリットとなります。
入社時期ごとにグループを作成
同期や同僚など、入社時期が近いグループを作成することで、下記のメリットが得られます。
『グループを作成するメリット』
- 従業員同士の交流が活性化
- LINE等のプライベートなグループと違い、従業員の孤立を防げる
業務の効率化とは離れますが、従業員同士の積極的な交流も、組織づくりに置いて重要なポイントです。
Chatworkのグループチャット内の会話は、グループに参加している人にしか見えないため、上司や部下がいない環境が手軽に作成できます。
会社主導でグループの作成ができるため、従業員の孤立を防ぎ、チームワークの強化や定着率の向上にも期待できます。
Chatworkのグループチャット機能を活用して業務効率の向上へ
Chatworkでグループチャットを作成することで、効率的に情報交換できる環境の構築が可能となります。
グループ機能を活用することで、チームワーク力の強化や情報伝達のトラブル防止など、業務全体の効率化に繋がります。
グループチャットは簡単に作成できますので、試しに利用してみてはいかがでしょうか。
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