こんにちは、DX攻略部です。
今回の記事では、Chatworkの「ブックマーク機能」について解説していきます。
Chatworkを仕事で使っている方は多いと思いますが、「ブックマーク機能」を知っていて、かつ効率的に使いこなせていますでしょうか？
「ブックマーク機能」自体を知らなかったという方や、知ってるけど上手く活用しきれてないと思う方に特におすすめな内容となっています。
この記事を読んで、「ブックマーク機能」を最大限に活用し、更なる業務効率化のお役に立てれば幸いです。
Chatworkとは？
Chatworkとは、ビジネスチャットツールに分類される、コミュニケーションツールです。
Chatworkに登録することによって社内外の人と、チャット形式で情報のやりとりが可能となり、業務の効率化を図ることができます。
グループチャット機能以外にも、タスク管理機能・ファイル管理機能・ビデオ／音声通話機能などの機能あり、業務の効率化をする機能が充実しています。
Chatworkのブックマーク機能とは？
Chatworkのブックマーク機能とは、特定のページを「ブックマーク」することで、後で指定したページを閲覧する際に見つけやすくする機能です。
このブックマーク機能は、ブックマークした事自体他の人に知られることがありません。
後でまたその情報を閲覧したいなと思うか思わないかは、個人差がありますので、自分の必要性に応じて使える嬉しい機能なのです。
また、ブックマーク機能を使うためにには、やり取りしたメッセージの右下に表示される「ブックマーク」をクリックするとブックマークに追加されます。
対応が終わり、ブックマークの必要がなくなった場合には、もう一度「ブックマーク」をクリックすると、ブックマーク一覧からは削除されます。
また、ブックマークをしたメッセージは、全体画面の左側に表示される同じマークの一覧から確認できます。
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Chatworkのブックマーク機能の活用例
ここでは、Chatworkのブックマーク機能の具体的な活用例について、詳しく解説していきます。
今回、紹介する活用例は下記の3点です。
- 1か月に1回程度使用する、重要な内容があるとき
- 今すぐ見れないけど、後でもう一度閲覧したい情報のとき
- グループチャットにいる全員で読み返すべき内容のメッセージのとき
1か月に1回程度使用する、重要な内容があるとき
仕事をしていると、毎日必ずやらなければならないこともあれば、頻度は高くないけど月に1回程度で必ずやらなければならないような仕事もあります。
そういった忘れてはいけない仕事を円滑に進めるために、Chatworkのブックマーク機能を使うことはおすすめです。
また、あまり継続的にやってはいない仕事は、日々の業務を遂行していくとどうしてもやり方などを忘れがちです。
その度に、毎回マニュアルを探したり、前回のやり取りのメッセージを再度確認するために探したりするのは非効率になります。
スムーズに仕事を進めるために、ブックマーク機能の活用を検討しましょう。
今すぐ見れないけど、後でもう一度閲覧したい情報のとき
今すぐ確認したい内容だけど、どうしても手が空かなくて確認できないという状況でも、ブックマーク機能の活用はおすすめです。
例えば、重要な会議中に届いたメッセージや移動中などの場合です。
頻繁にChatworkのメッセージでやり取りをする方だと、新着のメッセージなどで後でみたいメッセージが埋もれてしまうことも考えられます。
後で絶対に確認しないといけないメッセージの場合には、一旦早急にブックマークして置いた方が安心です。
グループチャットにいる全員で読み返すべき内容のメッセージのとき
仕事をチームでしている場合、全員が周知しておくべき重要なメッセージがくるときもあるでしょう。
そういった場合にも、ブックマーク機能の活用はおすすめです。
例えば、仕事の進捗状況の連絡やトラブル等が発生し注意喚起のために早急に知らせたい場合などです。
自分の仕事がどんなに忙しくても、重要な連絡は可能な限りすぐに確認することが重要です。
場合によってはすぐの確認が難しいこともありますが、そういった重要な連絡を全く見ないでスルーすることになってしまうと、更なるトラブルの引き金にもなり兼ねません。
ブックマーク機能を使うことによって、いち早くかつスムーズにもらった情報を確認できるようになります。
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Chatworkのブックマーク機能を使うメリット
Chatworkのブックマーク機能の活用例を解説したところで、次はブックマーク機能を使うメリットについて解説します。
今回紹介するブックマーク機能を使うメリットは、下記の2つです。
『ブックマーク機能を使うメリット』
- すぐに確認したい情報を探す手間を削減できる
- 対応漏れ・確認漏れを削減できる
すぐに確認したい情報を探す手間を削減できる
ブックマーク機能を使うことで、確認したい情報にすぐに行き着くことが可能となります。
ブックマーク機能をしない状態で、特定のメッセージをもう一度確認したいとなった場合はチャット内の単語検索による確認方法があります。
しかし、これをする為にはある程度単語や情報を覚えている必要があります。
漠然と数ヶ月前～数週間前に来ていたような気がする情報を単語検索から探し出すのは困難です。
また、探している間に他の情報が出ていて脱線してしまったり、探すのが難航し時間を大幅に消費してしまうこともあるでしょう。
その点、ブックマーク機能を使いメッセージを保存しておけば、その必要なメッセージはブックマークの一覧から容易に探すことができます。
対応漏れ・確認漏れを削減できる
ブックマーク機能を使うことで、対応漏れ・確認漏れを削減することも可能です。
日々の業務をしていると沢山のメッセージが送られてきて、重要なメッセージがどこかに紛れ込んでしまい、対応漏れや変更漏れをしやすくなります。
しかし、どうしても返信や対応が必要な場合には、忘れないようにブックマーク機能を活用してしまえば解決できます。
ただ、何でもブックマーク機能を活用してしまうと、本当に重要なメッセージがどれか判断出来なくなってしまいます。
定期的にブックマーク機能の中を確認し、不要になったものはブックマークから削除など、定期的な更新は必要です。
対応漏れや確認漏れによる業務の停滞が発生しないように、ブックマーク機能は積極的に使うことをおすすめします。
まとめ
ここまで、Chatworkの「ブックマーク機能」について解説してきました。
ブックマーク機能を活用することによって、業務の効率化ができることが今回の記事を通してお分かりいただけたかと思います。
また今回、「こちらのリンク」からChatworkの無料トライアルに申し込みをして終了後、有料プランに移行すると最大15,000円分のAmazonギフト券がもらえるキャンペーンも実施中です。
便利なブックマーク機能ですが、勿論無料トライアルでも使用可能です。
しかし実は、無料トライアル版ではブックマーク機能の使用は無制限ではありません。
有料プランにアップグレードすることにより、ブックマークしたすべてのメッセージの閲覧が可能になるほか、過去のメッセージのブックマークの操作も可能となります。
是非この機会に、無料トライアルを試していただき、使用感などが合っていれば有料プランにアップグレードして利用することをおすすめします。
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