こんにちは、DX攻略部のmukkukoです。
今回は社内コミュニケーションツールの選び方について解説します。
メリットやデメリット・主なツールのご紹介から、筆者の経験を通して注意点もご紹介します。
リモートワークに欠かせない社内コミュニケーションツール
社内コミュニケーションツールは、今やリモートワークには欠かせないツールです。
まず、社内コミュニケーションツールについて概要とメリット・デメリットや機能についてご紹介します。
社内コミュニケーションツールの概要
社内でのコミュニケーションは従来は社内で直接話をしたり、内線電話で話したり、メールでのやり取りが主でした。
コロナ禍により急速にリモートワークが発展し、同時に社内コミュニケーションツールの需要が高まってきた背景があります。
導入している企業の多くが、電話やメールの代わりの手軽なコミュニケーションツールとして活用しています。
社内コミュニケーションツールを活用するメリットとデメリット
社内コミュニケーションツールを活用するメリットとデメリットをご紹介します。
まず、社内コミュニケーションツールを活用するメリットは以下です。
『社内コミュニケーションツールのメリット』
- 即時のコミュニケーションが可能
- 時間短縮（集合会議の時間が減る）
- 複数名でのコミュニケーションが取れる（チーム別・プロジェクト別など）
社内コミュニケーションツールを活用することで、効率良くコミュニケーションを取ることができます。
一問一答で仕事をスムーズに進めることができたり、いちいち現地で人を集めずにリモート会議が開けたりと多くのメリットがあります。
一方で、社内コミュニケーションツールにはデメリットもあります。
『社内コミュニケーションツールのデメリット』
- 退勤後や不在時にメッセージやりとりが起きる
- リモート会議の乱発
- 文字コミュニケーションの難しさを理解する
気軽にコミュニケーションが取れる分、時間外に対応する義務感が出てしまったり、気づいたら一日中リモート会議を開いてしまうというデメリットもあります。
また、文字コミュニケーションは表情や声色がないため感情が乗りづらい欠点もあり、利用する全員がマナーを身につけることも必要です。
社内コミュニケーションツールの主な機能
次に、社内コミュニケーションツールの機能をご紹介します。
具体的には、以下のような機能が挙げられます。
- 個人チャット・グループチャット
- 資料や書類の共有・確認
- 通話機能
- 申請・承認機能
その他にも、社内の情報をまとめたグループウェアの機能や、SNSのような機能・タスク管理機能がある場合もあります。
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社内コミュニケーションツールを比較
次に、主な社内コミュニケーションツールとその特徴をご紹介します。
| 利用料金 | 特徴 | |
| Chatwork | 無料プランあり 840円/月、ユーザー |
シンプルで高セキュリティーな国産のツール。 UIがわかりやすく、ITツールが不得意な人にも使いやすいのが特徴。 |
| Microsoft Teams | 無料プランあり 599円/月、ユーザー 899円/月、ユーザー 1,874円/月、ユーザー |
Microsoftの商品との親和性が高い。 ExcelやPowerPointなどビジネスに不可欠なツールと連携しやすいことはメリットが大きい。 |
| LINE WORKS | 無料プランあり 450円/月、ユーザー 800円/月、ユーザー |
LINEとUIが同じため使いやすい。 社内掲示板や社内カレンダーなどの機能が特徴的。 |
| Slack | 無料プランあり 925円/月、ユーザー 1,600円/月、ユーザー |
プロジェクトやチーム別のチャンネル作成・運営ができることが特徴的。 外部アプリとの連携もしやすい。 |
| Notion | 無料プランあり 1,650円/月、ユーザー 2,500円/月、ユーザー |
スケジュールやタスク管理などプロジェクトを進めるのに便利な機能が充実しているのが特徴。 |
※掲載されている料金は変更されることがございます。また、表記しているプラン以外のプランも用意されています。
その他にもコミュニケーションツールは多くありますが、なるべく特徴の違うツールをご紹介しました。
自社の活用目的をしっかり把握し、選択すると良いでしょう。
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社内コミュニケーションツール活用の体験談
次に、筆者が今まで活用してきたコミュニケーションツールについて解説します。
Google Chatの活用
Googleのビジネスプランを利用していた企業で、Google Chatを活用していました。
メールを開きながら、手軽に依頼や質問がしたい場合にやり取りができて使いやすかったです。
Googleのビジネス契約をしている企業にとっては、活用のメリットは大きいでしょう。
Slackの活用
また、コロナ禍前に自宅で仕事をしている社員や、駐在先の社員とやり取りをするためにSlackも活用していました。
月に一度、本社やリモートで勤務する社員と音声通話で会議をしていて、使いやすいツールでした。
外部にも無料でアカウントを作ってもらうことができるため、業務委託などが多い企業におすすめです。
Microsoft Teamsの活用
前職ではMicrosoft Teamsの活用をしていました。
リモート会議の設定も簡単なため、リモートワークでは非常に使いやすいです。
しかし、会議設定が簡単すぎると一日中会議ばかり入れられてしまい、仕事が進まないデメリットも感じました。
社内コミュニケーションツール選定前後の注意点
いくつか社内コミュニケーションツールを活用してきた中で、便利な点も不便な点も経験してきました。
経験から、社内コミュニケーションツールを選定する際の注意点をお伝えします。
- CRMツール活用している場合には連携できるツールを選択する
- 履歴を残すためにも、頻繁にツールを乗り変えない
- 社内ルールを作り周知する
CRMツールを活用している場合には、連携ができるコミュニケーションツールの選定をおすすめします。
日報や面談結果をCRMで記載し、さらにコミュニケーションツールにも同じ内容を記載するといった二重登録の手間が起きないように気をつけましょう。
また、「ダメだったら他のツールに乗り替えよう」と軽い気持ちで選択すると、大事な会話やスケジュールが移行できずに後々困ってしまうことも考えられます。
上記の注意点の中でも、社内ルールの設定は最も重要です。
社内でトラブルにならないように、利用開始後にスレッドの立て方や既読後の行動・勤務時間のみの利用とするかなど大まかなルールを立てる必要があります。
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まとめ
本記事では、社内コミュニケーションツールの選び方について解説してきました。
メリットやデメリット・主要なツールのご紹介や筆者の経験を通した注意点もご紹介しました。
- リモートワークの発達とともに社内コミュニケーションツールは急速に発展した
- 効率良くコミュニケーションが取れるメリットもあるが、社内ルールやマナーを設定して守らせることも重要
- 各社特長があるため、チャット重視なのか、プロジェクト進行重視なのかなど自社の目的に合わせて選択する
- 社内トラブルを未然に防ぐためにも、社内ルールを設定することが重要
各ツールの特性を理解し、自社に合った社内コミュニケーションツールを活用しましょう。
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