こんにちは、DX攻略部のトーヤです。
この記事では、コラボレーションツールの特徴や種類、メリットについて解説していきます。仕事に役立つ機能が満載なので、コラボレーションツールをあまり知らない方や、導入を検討している方はぜひご覧ください。
コラボレーションツールとは？
コラボレーションツールとは、組織やチーム内での共同作業をサポートするツールの総称です。さまざまな種類のコラボレーションツールがあり、機能もそれぞれ違います。
組織内でのやり取りが円滑になることで、業務が効率化され、生産性の向上を見込むことができます。
近年では導入する企業も多く、企業利益を拡大するには欠かせないツールと言えるでしょう。
コラボレーションツールの種類・機能
コラボレーションツールの機能には、次のようなものがあります。
- ビジネスチャット
- オンライン会議
- オンラインストレージ
- タスク管理
- スケジュール管理
ビジネスチャット
ビジネスチャットとは、ビジネス用に開発されたチャット形式のコミュニケーションツールです。
動画や資料を簡単に送ることができ、やり取りの内容を見返すことも容易です。
業務利用に特化した機能も充実しており、管理者が利用者を管理することが可能です。セキュリティレベルも高く、ビジネス利用に最適です。
オンライン会議
会議では、お互いの顔を見ながらコミュニケーションをとる方がより活発な議論ができるでしょう。オンライン上で会議を行うことができる機能を活用することで、離れた場所にいる人とでも顔を見ながら会議ができます。
画面共有機能や画面録画機能もあり、会議の効率化を図り、紙の無駄遣いを減らすことも可能です。
オンラインストレージ
インターネット上のオンラインストレージを活用することで、時間や場所を問わずファイル共有スペースにアクセスできるようになります。情報共有を円滑に行うことができ、仕事の効率化が期待できるでしょう。
権限を細かく設定できるので、セキュリティ面でも強く、ビジネスに安心して使うことができます。
タスク管理
プロジェクト完了に必要なタスクを可視化し、円滑に進めることを可能とします。
全体の進捗状況を確認することができ、自分の作業の把握や仕事の割り振り、業務のスピードを管理することにも役立ちます。
また、タスクの可視化により作業漏れを防いだり、チーム内のやり取りをより円滑にしたりすることも可能です。
スケジュール管理
会議を行う際、参加するメンバーの予定に合わせて日程を決める必要があります。
スケジュール管理機能を使うことで、お互いの予定を把握することができ、会議の日程を素早く決めることができます。
会議に限らずスケジュール調整を行うときにとても役立ち、人数が多くなるほどその効果は大きいでしょう。
コラボレーションツールを導入するメリット・デメリット
コラボレーションツールを導入するメリット・デメリットは以下の通りです。
コラボレーションツールを導入するメリット
『メリット』
- コミュニケーションが円滑になる
- 生産効率が上がる
- 場所に縛られない
コラボレーションツールを導入することで、コミュニケーションがとりやすくなります。さまざまな無駄を省けるので、生産効率の向上にも役立ちます。
また、インターネット上でのサービスであるため、どこにいても使用可能であるというメリットもあります。
コラボレーションツールを導入するデメリット
『デメリット』
- 料金がかかる場合がある
- オンライン環境である必要がある
- 不要な情報が入ってくる可能性がある
コラボレーションツールには、機能をフル活用するためにお金が必要なものがあります。
メリットでご紹介したインターネット上のサービスであることは、オフラインでは使えないというデメリットも持っています。安定したネット回線も必要になってきます。
また、チャット形式のやり取りでは無駄な会話が増えることもあり、自分に必要ない情報が多く入ってくる可能性があります。
おすすめコラボレーションツール
ここまで読んで、
「コラボレーションツールの機能や良さは分かったけど、どのツールを使えばいいの？」
と疑問を持った方もいるかと思います。
コラボレーションツールは種類が数多くあり、目的に応じて選ぶ必要があります。
そこで、ここではおすすめのコラボレーションツールを3つ簡単にご紹介します。
- Slack
- Trello
- Microsoft Teams
Slack
Slackは世界中で使われているビジネスチャットツールです。
同じワークスペースに属する人とメッセージを送り合ったり、ファイルを共有することも可能です。
基本的な機能は無料で利用できますが、有料プランも存在し、自社に合ったプランを選択することができます。
Trello
Trelloは使いやすさに定評のあるタスク管理ツールです。
シンプルなデザインで直感的に操作でき、初めての人でもすぐになれることができます。
基本無料で利用でき、利用状況に応じて有料プランにアップグレードすることも可能です。
Microsoft Teams
Microsoft Teamsは、マイクロソフト社製のコラボレーションツールです。
チャットや通話、ファイルの共有、ビデオ会議など、さまざまな機能が利用でき、Officeソフトとの連携もできます。
こちらツールも基本無料で利用でき、Microsoft 365が含まれている有料プランを選ぶことも可能です。
まとめ
今回はコラボレーションツールの特徴や種類、メリットについて解説しました。
コラボレーションツールはコミュニケーションの円滑化や業務の効率化に役立ち、テレワークへの活用も期待できます。
生産効率を上げるためにも、自社に合ったコラボレーションツールの導入をぜひご検討ください。
