こんにちは、DX攻略部のkokoです。
「複数人規模のプロジェクト管理を任されたけど、タスクの管理方法が分からない。」そんな悩みを持たれている方は多いのではないでしょうか。
私もプロジェクト管理を始めたての頃は、メンバーのタスク管理に苦戦していました。
本記事では、私の経験を踏まえてMicrosoft Plannerを活用したプロジェクト管理方法を紹介していきます！
Microsoft Plannerの基本機能を使いこなす：現場で実感した効果
ここでは、私が実際にプロジェクト管理を経験して実感したMicrosoft Plannerの効果を紹介していきます。
他ツールとの違いはここにある！Microsoft Plannerが選ばれる理由
なぜプロジェクト管理にMicosoft Plannerが適しているのか、他のツールにはないMicrosoft Plannerの持つ強みを紹介していきます。
Microsoft 365との親和性
Microsoft Plannerは、Microsoft 365ツールとの連携が強みです。OutlookやTeamsとのシームレスな連動により、プロジェクト全体の一貫した管理が可能です。
また、追加コスト無しでMicosoft Plannerを利用できるのも大きな強みです。
直観的な操作性
Microsoft PlannerはシンプルなUIも特徴です。進捗状況は自動的に更新され、完了・未完了のタスクが一目でわかります。
計画の修正や調整も素早く行うことができ、プロジェクトの遅延を防ぐことが可能です。
「ボードビュー」での進捗管理
他のプロジェクト管理ツールではガントチャートが主流ですが、Microsoft Plannerでは視覚的に分かりやすい「ボードビュー」が採用されています。
そのため、進捗をカンバン方式で管理できるため、シンプルな進行状況の把握が可能です。
「あの時助かった！」プロジェクト管理で感じたメリット
ここではプロジェクト管理においてMicrosoft Plannerを使用していて、私が実際に「助かった！」と思った経験を紹介いたします。
タスクの再割り当てにより、突発的なトラブルに対応できる
あるメンバーが急な病欠でタスクを進められなくなったとき、Microsoft Plannerを使ってそのメンバーが担当していたタスクをすぐに他のメンバーに割り当て直しました。
タスクの全体状況や進捗が可視化されていたため、誰が代わりに対応できるかを簡単に判断でき、即座に作業を引き継ぐことが可能でした。
このおかげで、トラブルが発生してもプロジェクトの遅延を最小限に抑えることができました。
自身のタスク管理にもなる
私がうっかり忘れていたタスク追加を忘れていたことがあり・・・。しかしMicrosoft Plannerは誰でもタスク追加が可能なため、メンバーの方が追加してくれてタスク漏れを防ぐことができました。
Microsoft Plannerはメンバーの進捗だけでなく、自身のタスク管理にも最適です。
役割分担が鍵！現場で使えるチームごとのタスクアサイン術
プロジェクトを遅延なく完遂するためには、適切な役割分担・効率的なタスク割り当てが必要です。ここからは現場で使えるタスクアサイン手順を紹介していきます。
手順1:プロジェクト全体のタスクを明確に定義する。
まず、プロジェクトのゴールに向かってどのようなタスクが必要かをリストアップします。WBSを活用するのもいいと思います。
すべてのタスクを細分化し、それぞれが具体的かつ実行可能な単位になるようにします。これにより、各メンバーが自分の役割を明確に理解することが出来ます。
手順2:各メンバーのスキルや役割に基づいてタスクを選定する
タスクをチームメンバーに割り当てる際、各メンバーの専門分野やスキルセット、経験を考慮します。これにより、メンバーが最も効果的に貢献できる分野にフォーカスでき、プロジェクトのスムーズな進行を促進します。
また、担当者に応じてタスクの難易度や優先度を調整し、メンバーが無理なく作業を進められるようにします。
手順3:Microsoft Planner上でタスクを割り当てる
Microsoft Plannerでは、作成したタスクを簡単に特定のメンバーに割り当てることができます。手順は以下の通りです。
- タスクを作成後、タスク詳細画面を開きます。
- 「割り当て」欄で、割り当てたいチームメンバーを選択します。
- 必要に応じて、タスクの説明や期限、優先度を設定し、担当者に通知が行くように設定します。
手順4:タスクの進捗を定期的に確認する。
タスクを割り当てた後は、メンバーの進捗状況を定期的に確認します。
Microsoft Plannerでは、進捗状況を視覚的に把握できるため、タスクが遅延していないか、あるいは追加のリソースが必要かどうかを早期に確認できます。
また、進捗に応じて他のメンバーにタスクを再割り当てするなど、柔軟に対応します。
手順5:メンバーへのフィードバックを随時行う。
タスク割り当て後も、メンバーにフィードバックを定期的に行うことで、プロジェクト全体の方向性を調整しやすくなります。進捗や課題を共有し、必要な場合はタスクの調整や優先度の変更を迅速に行います。
期限管理はこれでバッチリ！リマインド機能の効果的な活用法
Microsoft Plannerのリマインド機能を使えば、タスクの期限が近づくと自動で通知が届きます。重要なタスクを見逃さずに対応できるため、スケジュール管理がより確実になります。
「締切前に焦らない！」実践的な期限設定
タスクごとに余裕を持った期限を設定し、リマインドを活用することで、締切前に焦ることなく計画的に進められます。
タスクの重要度によって適切なタイミングで通知が来るように設定することが重要です。重要なタスクほど、ある程度の余裕を確保しましょう。
タスク通知の例
タスク通知の種類は主に以下があります。タスクの重要性に応じて通知設定を行いましょう。
- タスクの割り当て
- タスクの完了
- タスクの遅延
段階的にリマインダーを設定する。
リマインダーは、タスクの重要度に応じて段階的に設定すると効果的です。最初は期限の数日前に通知し、直前にも再度リマインドを入れることで、タスク漏れを防ぎます。
毎日/毎週の進捗管理リマインダーを設定する。
長期的なプロジェクトでは、タスクの進捗が少しの遅れが積み重なる場合があります。
これを防ぐために、チーム全体に毎日や毎週進捗確認を促すリマインダーを設定することで、各タスクの進行状況を確認する習慣を作ることが出来ます。
実体験から感じたプロジェクトを遅延なく完遂するためのMicrosoft Planner活用のコツ
ここでは具体的にどのようにすれば遅延なくプロジェクト管理が行えるのか、Microsoft Planner活用のコツを具体的に紹介します。
チームのやる気を維持させたタスク分割の工夫
私は大きなプロジェクトを小さなタスクに分割し、各メンバーが達成感を感じやすいように管理しました。タスクの進行が見える化されることで、個々のモチベーションを高めることが出来ました。
また、個人の能力に応じて得意分野のタスクを分配することもモチベーション管理方法の一つです。
メンバー間でのコミュニケーションを促進させた設定
Microsoft Plannerのコメント機能や通知設定を活用することで、メンバー間の情報共有が円滑になります。
リアルタイムでタスクの進捗や変更が伝わるため、連携ミスを防ぐことが可能になります。
タスクの分割するうえでの注意点
最後にタスクを分割するうえでの注意点を紹介します。こちらの注意点を意識して、作業者目線でタスク分配を行いましょう。
タスクの遅延癖を防ぐ
タスク遅延が続き、遅延慣れが起きてしまうことには注意が必要です。
遅延慣れが発生してしまうのと、後続作業に影響が出てしまいプロジェクト全体に遅延が発生してしまう可能性があります。
期限が近いタスクを量産することは避け、適度なタスク分配を意識しましょう。
具体的なタスク内容にする
タスクが抽象的だと、作業者としては何をしてよいのかわからず作業が滞ってしまうことがあります。なるべく具体的に作業を明確化し、1つ1つのタスクのハードルを低くしましょう。
まとめ
- Microsoft PlannerはMicrosft 365との親和性が高く、直観的な操作性が強み。
- プロジェクト管理には、適切な役割分担・効率的なタスク割り当てが重要。
- リマインド機能を活用することでタスク遅延を防止することが可能。
