こんにちは、DX攻略部です。
今回は、「クラウドサイン」と「Salesforce」の連携について解説していきます。
現在、紙ベースで契約書を作成していて締結できるまでの時間や費用コストに悩んでいる・契約の進捗状況を可視化出来ず、大幅な時間ロスが発生し、悩んでいる方はいませんか。
そんなお悩みを解説してくれるのが、今回紹介する「クラウドサイン」です。
電子契約を可能にすることで迅速な契約作業を実現します。そして更にSalesforceと連携させることで、大幅な作業効率化を可能にしてくれます。
今回は、クラウドサインの紹介や「Salesforce」との連携方法・連携させることでできることなどを解説していきます。
この記事を読んで、契約作業の更なる円滑化のお役に立てれば幸いです。
クラウドサインとは？
クラウドサインとは、契約締結から契約書管理まで可能なクラウド型の電子契約サービスです。
日本の法律に特化した弁護士監修のもと開発されたサービスで、法的にも安心して利用することができます。
法的な安心だけではなくセキュリティ面や証拠力にも優れており、2024年1月時点の導入社数は250万社以上・累計送信件数 1000万件超の国内シェアNo1を誇っています。
スタートアップ企業から大手企業まで、様々な業種・業界にて活用されています。
クラウドサインの電子化できる契約書とできること
まず最初に、クラウドサインで電子化できる契約書について紹介していきます。主な電子化可能な契約書は以下の通りです。
| 分類 | 電子化できる契約書 |
| 人事系 | 労働条件通知書・雇用契約書・身元保証書・採用内定通知・入社誓約書(入社承諾書) |
| 営業・購買系 | 取引基本契約書・注文書・注文請書・領収書・契約書・サービス利用申込書 |
| 金銭貸借系 | 金銭借用書・金銭消費貸借契約書・債権譲渡契約書・債務承認弁済契約書 |
| 売買系 | 土地売買契約書・物品売買契約書・不動産売買契約書・建物売買契約書 |
| 賃貸借系 | 建物賃貸借契約書・建物使用貸借契約書・土地賃貸借契約書・駐車場使用契約書 |
| 業務委託・請負系 | 業務委託契約書・製造委託契約書・請負契約書・供給契約書・建設請負契約書・商品販売委託契約書・販売特約店契約書・代理店契約書 |
| その他の契約書 | 秘密保持契約書・機密保持契約書・株式譲渡契約・契約変更合意書・個人情報取扱同意書・遺産分割書・取締役会議事録・著作権譲渡契約書・合併契約書 |
上記の電子化できる契約書を見ても、様々な業種で活用可能な契約書ばかりです。クラウドサインを導入すれば電子契約で困ることはないかと思います。
続いて、クラウドサインを活用することでできることを解説していきます。
- 契約締結までのスピードの向上
- コストの削減
- 業務の効率化
- コンプライアンスの強化
契約締結までのスピードの向上
紙ベースで契約をすると、作成～送付・締結までかなりの時間を1つの契約で掛けることになります。
しかし、クラウドサインを活用することで今まで何日も要していた契約作業を数分で終えることが可能となります。
契約締結までのスピードの向上すればその分だけ早く仕事を進めることが可能となり、クライアントとの話し合いもスムーズになります。
コストの削減
紙ベースの契約書は、紙代・郵送代・インク代・印紙代などのコストが発生します。また、それだけではなく誤字があった場合などは、書き直しの手間なども考えられます。
クラウドサインを活用することで、紙での作業が不要となり契約するまでにかかっていた業務の時間や費用コストも削減することができます。
業務の効率化
クラウドサインを活用することで、作成～締結だけではなく管理や検索までクラウド上で完結可能なため、契約書の保管スペースや押印の待ち時間などを削減することができます。
紙ベースで管理すると、PDF化やスキャンやデータ入力の保管のための作業が別途必要となります。しかし、クラウドサインで管理すればこの作業は不要となります。
その他、契約書の再確認をしたい場合でも管理画面からの検索をすることですぐに発見・確認をすることもできます。
コンプライアンス強化
クラウドサインで管理することで、業務の透明性が向上し、抜け・漏れを防ぐことができます。
クラウドサインで締結した契約書は、原本なので保全の確実性も高くなります。
「Salesforce」との連携方法
まず、クラウドサイン と Salesforceとの連携し、使用するにあたって以下3つの契約が必要になります。
- Developer Edition／Enterprise Edition／Force.com／Performance Edition／Unlimited EditionのいずれかのEditionのSalesforceの契約
- クラウドサイン for Salesforceの契約
- クラウドサインのAPI利用可能なプランのご契約とAPI利用のお申し込み
- AppExchangeにログインする
- 中央付近にある水色の「今すぐ入手」を選択する
- 「今すぐ入手」→「すべてのユーザのインストール」を選択する
- インストールが確認できたら、指示通りに連携や設定をしていく
クラウドサイン と Salesforceの連携には複雑な設定などはありませんが、事前に契約が必要になるものもあります。
契約に際して不明な点があれば、クラウドサインとSalesforceのいずれかに問い合わせをすればスムーズに解決が可能です。
不安な方は、お問い合わせをすることをおすすめします。
Salesforceと連携させるとできること
ここでは具体的に、クラウドサインとSalesforceを連携させることでできることについて解説します。
- Salesforce上の取引先情報をそのまま活用できる
- 契約書をSalesforceのオブジェクトに紐づけて管理
- システムの一元管理化が可能
Salesforce上の取引先情報をそのまま活用できる
Salesforce上で管理している顧客情報・取引先情報を契約書作成時に情報を入れ込むことや、契約書送付の際に送付先のメールアドレス宛に送信することができます。
送付先には通常のクラウドサインの確認依頼メールが届くので、最短数分で契約を締結することができます。
また、送信した書類のステータスの確認やデータの保存も全てSalesforce上で完結することができます。
この連携により、ワンクリックで作業を完結することができるため、リードタイムを短縮することも可能です。
契約書をSalesforceのオブジェクトに紐づけて管理
連携させることで、Salesforceのオブジェクトに紐づけて契約書の管理や状況の確認を行うことができます。
Salesforce１つだけで、すべての契約状況を見える化することができます。
これにより、他部署との連携を円滑にし確認作業による時間のロスを短縮することも可能です。
システムの一元管理化が可能
連携させることで、帳票作成・申込書送信・締結した申込書の管理までを実現でき、顧客との契約処理が全てSalesforceで完結することができます。
Salesforceにログインすればクラウドサインを活用できるため、他のシステムと併用する必要はありません。
また、Salesforceとクラウドサインを別々に管理する場合と比べて、システム管理者の運用負担も軽減されます。
その他、掲示板やカレンダーなどのグループウェア機能をSalesforce上で利用可能なプランもあるため、必要に応じて機能を追加することができます。
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まとめ
ここまで、クラウドサインとSalesforceの連携について、解説してきました。
クラウドサインを活用することで、紙ベースに比べて作成～契約の締結までクラウド上で完結できるので業務の効率化を図れる点がお分かりいただけたと思います。
さらに、Salesforceと連携させることでクラウドサインで入力したデータをSalesforceでも活用することが出来るため、活用の幅が広がり業務の円滑化が可能となります。
クラウドサインを現在活用していてSalesforceとは未連携の方やクラウドサインの活用から考えたいという方は是非、この機会に運用を考えてみてはいかがでしょうか。
なお、現在DX攻略部では、Salesforceの導入支援（「値引き交渉」や「初期導入支援」など）を行っております。
導入を検討されている方は是非、DX攻略部にお任せください。
DX攻略部ではSalesforceの導入/運用/開発を支援しております。初期導入をご希望の場合は、Salesforceの割引交渉を含めた支援も可能ですので興味がある方はチェックしてみてください。
また、DX攻略部ではSalesforceで連携できる他のツールについても多数紹介しています。
本記事内でも何商品が紹介しておりますので、気になった記事は是非そちらも合わせてご一読ください。
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