こんにちは、DX攻略部です。
働き方改革によって企業が従業員の勤怠状況を客観的に把握しなくてはならなくなりました。
しかし、リモートワークなどの多種多様な働き方が出てきているなか、これまでのようなアナログでの勤怠管理では非常に対応が難しいのが現状です。
今回の記事では、そんな勤怠管理のお悩み解決にはChatworkがおすすめな理由と、導入するメリットを紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。
勤怠管理業務の悩み
2017年厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずるべき措置に関するガイドライン」により、勤怠管理が企業の義務になりました。
しかし、既存の勤怠管理業務は、タイムカードの打刻などアナログでの業務が主であり、悩みや問題を抱えています。
- 集計が大変
- 打刻漏れや打刻忘れ
- 従業員の勤務時間の把握が難しい
- 法改正への対応
集計が大変
タイムカードなどのアナログ管理では、集計作業が必要になりますが、従業員が大人数になればなるほど集計作業は大変になります。
しかも、給与や賞与に関わってくるのでミスが許されなく、ストレスもかかってくる作業です。
大変な作業であるのに、近年はテレワークや在宅勤務などによって、より勤怠管理が複雑になっています。
打刻漏れや打刻忘れ
タイムカードによる打刻方法だと、打ち間違いなどが発生しやすくなります。
打刻漏れや打刻忘れが発覚した場合、従業員に対して、その理由を確認する手間が出てきます。
しかも、打刻漏れや打刻忘れが起きた際、すぐに確認できれば良いのですが、その多くは次月の集計時に発覚したりするために、打刻忘れをした従業員もその理由を覚えていないことが多くなってしまい、また手間がかかります。
従業員の勤務時間の把握が難しい
従業員が多いと全従業員の勤務状況の把握が難しくなります。
従業員の勤務時間の把握や管理を行うことも勤怠管理には必要な業務です。しかし、従業員が多くなるとタイムカードなどのアナログな管理では、全従業員の勤務時間を把握することは困難です。
法改正への対応
法が改正されるたびに、対応しなければなりません。
労働基準法などの勤怠に関する法令は定期的に改正されています。その度に対応が必要で、もし対応できていない場合は法令違反になってしまいます。
勤怠管理システムとは？
そうした悩みを解決してくれるのが、勤怠管理システムです。
勤怠管理システムとは、従業員の勤怠状況を一元管理できるシステムで、従業員の出社、退社時間の把握、労働時間の計算、欠勤の管理までを行ってくれます。
今までのアナログの勤怠管理とは異なり、外出先や自宅からでもアクセスできるインターネットを利用したシステムです。そのため、テレワークなどにも対応でき、場所を選ばず、勤怠を記録できます。
また、給与計算などの他システムとの連携をすれば、業務効率化も可能です。
Chatworkと勤怠管理システムを連携させるメリット
勤怠管理システムの導入を検討しているのなら、Chatworkとの連携がおすすめです。
Chatworkとは？
Chatwork（チャットワーク）とは、国産のビジネスチャットです。
ビジネスチャットとは、ファイル共有・タスク管理など、ビジネスにおけるコニュニケーションをサポートしてくれるツールのことを指します。
Chatworkは国産のため、日本人のユーザーにとって使いやすく設計されており、国内で多くの中小企業に利用されています。
Chatworkは操作方法もシンプルですので、使い方を覚えるのも簡単です。
そして、Chatworkは、様々なシステムと連携をすることが可能で、勤怠管理システムとの連携もその一つです。
他にもChatworkにはさまざまな機能がついておりますので、詳しく知りたい方は、下記の記事を参考にしてください。
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導入のメリット
Chatworkと勤怠管理システムを連携させるメリットは、以下の通りです。
『メリット』
- 打刻が簡単で効率的になる
- 場所を選ばず勤怠管理ができる
- コミュニケーションもできる
- 不正打刻を防止できる
打刻が簡単で効率的になる
Chatwork上で打刻ができますので、新たに勤怠管理システムにログインして打刻する手間がありません。
すでに会社がChatworkを利用していたら、使い慣れたChatwork上で打刻できますので、打刻も簡単です。また、新たに勤怠管理システム用に機器を導入する必要もないため、コストも抑えられます。
場所を選ばず、勤怠管理ができる
Chatworkを使えば、スマートフォンからでも打刻ができるようになります。
そのため、リモートワークや出張先、直行、直帰などにも対応できます。
コミュニケーションが図れる
出勤時打刻のため、Chatworkにキーワード入力するとチャット内での会話が自然と生まれてくるかもしれません。
たとえば、出勤の打刻の言葉を 「おはようございます。」「出勤しました。」などに設定すれば、他の誰かが返事を返してくれるでしょう。
他愛もない会話ではありますが、定期的なコミュニケーションが図れますし、そこからリモートワークでの孤独感などを解消できたり、会話が発展する可能性も出てきます。
不正打刻を防止できる
Chatworkでの打刻は、個人のアカウントでログインしなければできません。そのため、不正打刻を防止できます。
タイムカードの代理打刻やExcelなどで行っている勤怠記録のデータ改ざんをされる心配がありません。
Chatworkと勤怠管理システムの連携の仕方
Chatworkと勤怠管理システムを連携するには、Chatwork APIを利用します。
APIとは
APIとは、ソフトウェアの機能を共有することを指し、アプリケーションプログラミングインターフェース（Application Programming Interface）の略です。
ソフトウェアの一部を公開することで、他のソフトウェアの機能を埋めこめます。そのため、アプリケーション同士で連携も可能になるのです。
たとえば、メールソフトに届いた未読のメッセージを自動でChatworkに表示できるようになったりします。
Chatwork APIを使うには
Chatwork APIを利用するには、まずChatworkのアカウントの取得が必要です。Chatworkを利用してない人はアカウントを取得してください。
そして、API利用申請をするとAPIが利用できるようになり、勤怠管理システムとの連携が可能になります。
Chatworkと連携可能な勤怠管理システム
Chatworkと連携可能な勤怠管理システムは、主に次の3つです。
- Jinjer勤怠
- kincone
- Focus U タイムレコーダー
Jinjer勤怠
Jinjer勤怠は、Jinjer株式会社が提供している勤怠管理システムです。
Jinjer勤怠は法改正に素早く対応し、サポートも充実しているので安心です。
Chatwork打刻を利用する際は、Jinjer側にて設定が必要になりますので、注意が必要です。
kincone
kinconeは、株式会社ソウルウェアが提供している勤怠管理システムです。
kinconeの特徴は、交通費精算を勤怠管理と同時に行える点です。出退勤時に交通系ICカードを端末にタッチするだけで交通費も同時に読み取ることができます。
Focus U タイムレコーダー
Focus U タイムレコーダーは、キャップクラウド株式会社が提供している勤怠管理システムです。
Focus U タイムレコーダーの特徴は、企業規模に応じた柔軟なプラン設定が可能で、無駄なコストを省けるコストパフォーマンスの高さです。
独自の勤怠管理システムとの連携
Chatwork APIを利用すれば、独自の勤怠管理システムとの連携も可能です。
自社に開発リソースがあるような企業は、GASなどを利用してChatworkと連携した独自の勤怠管理システムを構築できます。
GASとは
GASとは、Google Apps Scriptの略で、Googleが提供する各種サービスの自動化や連携を行うための開発ツールです。
これを利用すれば、Googleスプレッドシートなどを連携して勤怠管理システムを構築できます。
社内に開発リソースがある企業は、勤怠管理システムの1つの候補として検討してみてください。
まとめ
今回は、Chatworkと勤怠管理システムについて紹介いたしました。
Chatworkを利用している方はぜひ勤怠管理システムと連携して、勤怠管理をしてみてください。
きっといままで勤怠管理のために費やしていた時間が飛躍的に少なくなることでしょう。
また、Chatworkは無料で利用可能ですが、より便利に使いたい場合は有料版に移行することも検討してみると良いでしょう。
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ぜひChatworkのアカウントを登録して、利用してみてください。
